Central de ajuda · Sistema Orvita

Tudo que você precisa pra operar seu escritório em um só sistema.

Este guia mostra, tela por tela, como usar o Comercial, o Jurídico e o Financeiro do sistema Orvita: o que cada botão faz, onde cada campo fica, e como as três áreas conversam entre si, o lead que vira contrato, o contrato que vira pasta, a atividade que aparece em todo lugar. Escrevemos pensando em dois tipos de leitor: quem já usou algum CRM ou sistema de gestão jurídica antes (e só precisa achar o equivalente aqui) e quem está pegando um sistema desses pela primeira vez.

CRM de vendas

Gestão de processos

Contratos & recebíveis

Atividades & prazos

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Comercial

Onde nasce cada oportunidade de negócio: do primeiro contato até o fechamento da venda, passando pelo funil de vendas e pelo histórico de follow-up.

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Jurídico

Onde cada processo vira uma "Pasta" acompanhável, com fase processual, partes envolvidas e prazos organizados num só lugar.

Financeiro

Onde a venda fechada vira contrato de verdade, com parcelas, cobrança e controle de inadimplência.

Primeiros passos

A tela inicial

Ao entrar no sistema você cai direto na Home, o painel de apps da Orvita, uma espécie de "central de comando" com os números do dia e o acesso rápido a cada módulo. Se você já usou o Odoo ou algum sistema parecido, é o equivalente ao menu principal; se é a primeira vez que você vê uma tela assim, pense nela como a página inicial de um banco pelo celular: cada bloco é um atalho pra uma parte diferente do sistema, e os números já vêm resumidos pra você não precisar entrar em cada tela só pra saber "como estão as coisas".

O que é cada bloco

Painel de GestãoCard com os dados administrativos da conta Orvita: assinatura, faturas e usuários com acesso ao sistema. É a tela que interessa a quem cuida do financeiro da própria assinatura, não do financeiro dos clientes. Ver detalhes ↓
Área de TrabalhoAbre o painel operacional, a área onde o time realmente trabalha no dia a dia, com os três módulos (Comercial, Jurídico, Financeiro) acessíveis pela barra superior.
Resumo de AtividadesContador rápido de tarefas: quantas vencem hoje, quantas estão pendentes no total e quantas já foram concluídas, sem precisar abrir a lista de Atividades pra ter essa noção.
Cards Comercial/Jurídico/FinanceiroUm resumo numérico de cada módulo (total de leads, de processos, de contratos etc.) e um atalho direto pra entrar nele.

Como navegar: use a barra superior (Comercial / Jurídico / Financeiro) pra trocar de módulo a qualquer momento, ela fica sempre visível, então você nunca precisa "voltar" pra trocar de área. O ícone de grade no canto superior esquerdo sempre te traz de volta pra essa tela inicial, de qualquer lugar do sistema.

Comercial

Kanban de Leads

Essa é a tela principal do time de vendas. Cada card representa um Lead, uma oportunidade de negócio, seja uma empresa ou pessoa com potencial de virar cliente, e as colunas representam o funil comercial: as etapas que uma oportunidade percorre até virar (ou não) uma venda fechada. Aqui o funil é Novos Leads → Atendimento → Negociação → Sucesso (ou Perdido, quando não avança). Pra mover um lead de fase, basta arrastar o card pra coluna seguinte; pra ver ou editar todos os detalhes daquela oportunidade, clique no card pra abrir o cadastro completo.

Botão "Novo": fica no canto superior esquerdo da lista, cria um lead em branco direto na primeira coluna do funil (Novos Leads), pronto pra você preencher.

Cadastro do Lead

Ao clicar num card do kanban você abre o formulário completo da oportunidade, é aqui que fica todo o histórico e os dados de contato, qualificação e negociação daquele lead específico. Pense nele como o "prontuário" da oportunidade: tudo que aconteceu e vai acontecer com ela passa por essa tela.

Campos principais

Resumo das TratativasCampo de texto livre pra registrar o histórico da negociação, o que foi conversado, combinado ou pendente. É o primeiro lugar que qualquer pessoa do time deve olhar pra "se atualizar" sobre aquele lead.
QualificaçãoDados que ajudam a entender o porte e o perfil da empresa: data de início das atividades, CNAE, endereço, capital social, natureza jurídica e porte da empresa.
Aba ContatosAs pessoas de contato daquele lead (nome, canal de comunicação preferido, telefone, e-mail, WhatsApp, e tipo de contato, como "decisor" ou "influenciador").
Aba AtividadesAs tarefas e tratativas agendadas ou já feitas com esse lead, ligações, reuniões, envios de proposta. Ver seção completa sobre Atividades ↓

Botões Sucesso / Perdido: ficam no topo do formulário e fecham a oportunidade, pra sempre, no sentido de que ela sai do funil ativo. Sucesso abre um assistente de confirmação de venda, que gera o contrato no Financeiro automaticamente; Perdido pede o motivo, pra manter o histórico de por que aquela venda não foi adiante.

Botão Sucesso, assistente "Confirmar Venda"

Ao clicar em Sucesso, abre um pequeno assistente (um formulário de passos, chamado de "wizard") pedindo os dados finais da venda. Assim que você confirma, esses dados seguem direto pro módulo Financeiro e criam o contrato automaticamente, ou seja, você não precisa cadastrar o contrato duas vezes, uma vez aqui já basta.

Valor do Serviço/ProdutoO valor da venda, esse número vira o valor total do contrato lá no Financeiro.
Produto/ServiçoEtiqueta (tag) identificando o que foi vendido, útil pra depois analisar quais serviços mais vendem.
Forma de PagamentoÀ vista, Parcelado, Cartão de Crédito ou PIX Recorrente, define como as parcelas do contrato vão ser geradas depois.
Tipo de ContratoRecorrente (mensalidade), Avulso (pagamento único) ou Sob Demanda (cobrado conforme uso).
Data de FechamentoA data em que a venda foi efetivamente fechada, vale pros relatórios de performance comercial.
Cópia do ContratoUpload do arquivo assinado, se já tiver em mãos nesse momento (pode ser feito depois também).

Botão Perdido, assistente "Marcar como Perdido"

Ao clicar em Perdido, você marca um ou os dois motivos disponíveis, cada um libera campos próprios de detalhamento, pra que o motivo real da perda fique registrado e não se perca (literalmente) junto com o lead.

Lead desqualificado?Marque quando o lead nunca teve fit real com o serviço (ex.: fora do perfil de cliente). Libera Motivo da Desqualificação (seleção obrigatória) e Observações (texto livre).
Recusado?Marque quando houve negociação real, mas o cliente optou por não fechar. Libera Resumo do ocorrido, pra registrar o contexto da recusa.

Atividades do Comercial

Menu Comercial → Atividades → Pendentes/Concluídas. Essa é a lista central de todas as tarefas do módulo, útil pro dia a dia do time de vendas, porque mostra tudo que precisa ser feito hoje sem precisar abrir lead por lead procurando pendência. Pense nela como sua "caixa de tarefas" do Comercial.

Jurídico

Kanban de Pastas

No módulo Jurídico, cada processo vira uma Pasta, o equivalente ao "lead" do Comercial, só que pro lado jurídico. As pastas são organizadas por fase processual, num kanban parecido com o de Leads: Tratativas Iniciais → Conhecimento → Fase Recursal → Cumprimento de Sentença → Encerramento. Isso dá uma visão rápida de quantos processos estão em cada etapa, sem precisar abrir um por um.

O número de pasta segue o formato oficial do CNJ (NNNNNNN-DD.AAAA.J.TR.OOOO), o padrão nacional de numeração de processos judiciais no Brasil. Nos dados de demonstração ele aparece zerado de propósito, pra não parecer processo real.

Cadastro da Pasta

Ao abrir uma pasta você vê o "prontuário" completo daquele processo: número CNJ, partes envolvidas, dados processuais e o resumo do caso, tudo numa única tela. É pra ser o lugar que substitui ficar procurando informação espalhada em e-mail, planilha ou sistema do tribunal.

Dados Processuais

AssuntoO tema principal da ação, do que se trata o processo, em poucas palavras.
UF / ComarcaOnde o processo tramita: o estado e a comarca (a divisão territorial da Justiça responsável por aquela região).
Data da DistribuiçãoQuando o processo foi protocolado na Justiça, o "nascimento" oficial do processo.
Data do RecebimentoQuando o escritório recebeu a demanda pra tratar, que pode ser diferente da data de distribuição se o processo já existia antes de chegar até vocês.

Atividades e Relatórios do Jurídico seguem exatamente a mesma estrutura do Comercial, menu Jurídico → Atividades → Pendentes/Concluídas pra tarefas, e Jurídico → Relatórios pra indicadores. Se você já entendeu como funciona no Comercial, já sabe usar aqui também.

Financeiro

Kanban de Contratos

Aqui ficam os contratos gerados a partir das vendas fechadas no Comercial (ou cadastrados diretamente, se preferir). O kanban organiza os contratos pela situação de pagamento, Em dia → Inadimplente → Quitado, pra dar uma visão imediata de saúde financeira da carteira, sem precisar abrir relatório nenhum.

Cadastro do Contrato

Abrindo um card do kanban você chega no cadastro completo do contrato: valor, forma de pagamento, parcelas geradas e o controle de quanto já foi pago versus quanto ainda está em aberto.

Lançar Parcelas: gera automaticamente as parcelas do contrato conforme o número e a frequência já definidos no cadastro, sem precisar criar parcela por parcela na mão. Cancelar Contrato: encerra o contrato antes do prazo previsto, pra casos de rescisão ou renegociação.

Botão Lançar Parcelas

Esse botão gera todas as parcelas do contrato de uma vez só, seguindo o tipo e a frequência já definidos no cadastro (por exemplo, "Recorrente" + "Mensal" gera uma parcela por mês). Evita ter que cadastrar cada parcela manualmente, mês a mês.

Tipo de Contrato / FrequênciaVêm preenchidos automaticamente a partir do cadastro (ex.: Recorrente, Mensal), normalmente você não precisa alterar aqui.
Data da 1ª ParcelaQuando a primeira parcela vence, as próximas seguem a partir dessa data, conforme a frequência.
Lançar recorrentes atéData-limite do lançamento, o sistema gera uma parcela por período (mês, por exemplo) até chegar nessa data.
Valor por ParcelaO valor de cada parcela recorrente, pode ser igual ao valor total dividido, ou um valor fixo definido à parte.

Geral

Atividades, como funcionam

Uma Atividade é uma tarefa ou tratativa vinculada a um Lead, uma Pasta ou um Contrato, por exemplo: "ligar pro cliente", "agendar reunião", "protocolar recurso". É o mesmo conceito nos três módulos, o que muda é só o tipo de registro ao qual a atividade está presa. Pense nela como um lembrete com dono e prazo, sempre amarrado a um registro específico do sistema, nunca uma tarefa solta no ar.

Onde criarDentro do próprio registro (Lead, Pasta ou Contrato), na aba "Atividades" daquele formulário.
Onde ver todasNas telas centralizadas de cada módulo: menu → Atividades → Pendentes ou Concluídas, pra quem prefere trabalhar por lista de tarefas em vez de abrir registro por registro.
Como concluirClique em "Concluir" na linha da atividade, ela some da lista de Pendentes e passa a aparecer em Concluídas, mantendo o histórico.
CamposTipo (o que precisa ser feito), Responsável (quem deve fazer), Prazo Final, Marcadores (tags pra categorizar), Status e Resumo (anotações sobre a tarefa).

Painel de Gestão

Acessível pelo card na Home. Aqui fica tudo sobre a conta Orvita em si, não sobre os clientes do escritório, mas sobre a própria assinatura do sistema: situação da assinatura, faturas emitidas e os usuários que têm acesso. É a tela de quem administra a conta, normalmente um perfil só (dono do escritório ou responsável de TI/operações).

Geral

Módulo de Relatórios

Cada um dos três módulos tem sua própria tela de Relatórios (menu do módulo → Relatórios), com gráficos e indicadores específicos daquela área. São painéis pensados pra dar uma visão gerencial rápida, bons pra reunião de acompanhamento ou pra checar a saúde do negócio sem precisar abrir lista por lista contando registro. Abaixo, a visão de conjunto dos três.

Relatórios do Comercial

Menu Comercial → Relatórios. Mostra Total de Oportunidades, Sucessos, Perdidas, Origem dos leads (de onde vieram, indicação, prospecção ativa etc.), Oportunidades por fase do funil, Valor Total em Pipeline (soma de tudo que ainda está em negociação) e Ticket Médio (valor médio por venda).

Relatórios do Jurídico

Menu Jurídico → Relatórios. Mostra Total de Processos, quantos estão ativos versus encerrados, a distribuição por Natureza da Ação (cível, trabalhista, tributário etc.), um mapa de Distribuição por estado e o volume de Processos por Estágio do fluxo, útil pra ver rápido onde a carteira está concentrada.

Relatórios do Financeiro

Menu Financeiro → Relatórios. Mostra Total de Contratos, Valor Total em Contratos, Ticket Médio por Contrato, Saldo Total em Aberto, Total já Recebido e Total em Inadimplência, além de gráficos de Contratos por Situação e por Tipo, Forma de Pagamento e Faturamento por Closer (quanto cada responsável comercial gerou em contrato fechado).

Geral

Exportar Relatórios em Excel

Além dos painéis visuais de Relatórios, qualquer lista do sistema, Leads, Pastas, Contratos, Atividades, praticamente qualquer tela em formato de lista, pode virar planilha. É o caminho pra quem precisa de um relatório sob medida, fora do que os dashboards prontos já mostram: você escolhe exatamente quais campos entram, na ordem que quiser, e ainda dá pra salvar essa configuração como modelo pra não montar tudo de novo da próxima vez.

1. Selecione as linhas e abra Ações → Exportar

Em qualquer lista, marque as linhas que quer exportar, pode ser uma seleção específica, ou todas de uma vez marcando o checkbox do cabeçalho da tabela. Assim que existe pelo menos uma linha selecionada, aparece o botão Ações no topo da lista; abra esse menu e clique em Exportar.

2. Escolha os campos e o formato

Abre a janela "Exportar dados", com duas colunas lado a lado. À esquerda, Campos disponíveis, todos os campos que existem no modelo, incluindo campos de outros registros relacionados (ex.: dados de Atividades ou de Campanha vinculados ao lead), que você acessa expandindo cada item. À direita, Campos a exportar, a lista final, na ordem exata em que vai sair na planilha. Pra adicionar um campo, clique no + ao lado dele na lista da esquerda; a lista da direita pode ser reordenada arrastando os itens, e cada um tem uma lixeira pra remover se adicionou por engano.

Campos da janela

Formato de exportaçãoXLSX (Excel, recomendado pra maioria dos casos) ou CSV (mais leve, útil pra importar em outros sistemas).
Quero atualizar os dadosGera um arquivo compatível com reimportação, edite os dados na planilha e suba de volta pro sistema em massa, em vez de editar registro por registro na tela.
Campos disponíveisTem busca por nome no topo da lista; campos que são relação com outro modelo (marcados com uma seta) expandem em sub-campos.
Campos a exportarA lista final, na ordem em que vai sair na planilha, arraste pra reordenar, use a lixeira pra remover.

Salvar como modelo: depois de montar a seleção de campos do jeito que você quer, dê um nome no campo "Salvar como" e clique no ícone de disquete ao lado. Da próxima vez que for exportar essa mesma lista, esse conjunto de campos já aparece pronto pra escolher, sem precisar montar tudo de novo. Ótimo pra relatórios que você tira toda semana ou todo mês.

Perguntas frequentes

Como sei quem é o responsável por um Lead?

No cadastro do Lead, campos SDR/BDR (quem prospectou e qualificou o lead) e Closer (quem conduz o fechamento da venda). Em times menores, pode ser a mesma pessoa nos dois campos.

Concluí uma atividade por engano, como reabro?

Abra a lista de Concluídas do módulo, localize a atividade e ajuste o status de volta pra Pendente diretamente no registro dela.

Como exporto um relatório?

Em qualquer lista (Leads, Pastas, Contratos etc.): selecione as linhas, abra Ações → Exportar e escolha os campos. Passo a passo completo na seção Exportar Relatórios em Excel ↓.

Dá pra ter mais de um usuário no sistema?

Sim, pelo Painel de Gestão, botão "Adicionar usuário". Cada usuário tem seu próprio login e aparece nos campos de responsável (SDR/BDR, Closer, Responsável de atividade etc.).

Preciso instalar algum programa pra usar o sistema?

Não. O Orvita roda inteiro no navegador, basta acessar o endereço do sistema e fazer login. Funciona em qualquer computador com internet, sem instalação.

O que muda entre os três módulos (Comercial, Jurídico, Financeiro)?

A estrutura é a mesma, kanban, cadastro, atividades e relatórios, só muda o que está sendo gerenciado: oportunidade de venda no Comercial, processo judicial no Jurídico, contrato e cobrança no Financeiro. Quem aprende a usar um módulo já reconhece o padrão dos outros dois.

Glossário

Lead: Oportunidade comercial em andamento no funil de vendas.
Funil: Sequência de fases que uma oportunidade percorre até virar (ou não) uma venda, do primeiro contato ao fechamento.
Kanban: Visão em colunas e cards, onde cada card representa um registro e cada coluna uma fase/situação, usado pra Leads, Pastas e Contratos.
Pasta: Registro de um processo jurídico no sistema, com número CNJ e fase processual.
Contrato: Vínculo financeiro fechado com um cliente, com parcelas e controle de pagamento.
SDR/BDR: Responsável pela prospecção e qualificação inicial do lead, antes da negociação de fato.
Closer: Responsável por conduzir e fechar a venda.
Tratativa: Registro de um contato ou andamento com o cliente, o que foi falado, combinado ou decidido.
CNJ: Numeração única de processo judicial, padrão nacional usado por todos os tribunais do Brasil.
Atividade: Tarefa com prazo e responsável, vinculada a um Lead, Pasta ou Contrato.
Dashboard: Painel visual com gráficos e indicadores, a tela de Relatórios de cada módulo.